a. Trình tự thực hiện:
Bước 1: Đón tiếp, xác định nhân thân của công dân
Người tiếp công dân đón tiếp, yêu cầu công dân nêu rõ họ tên , địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tuỳ thân; trường hợp được uỷ quyền thì yêu cầu xuất trình giấy uỷ quyền.
Bước 2: Nghe, ghi chép nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh , tiếp nhận thông tin, tài liệu
Khi người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có đơn trình bày nội dung rõ ràng, đầy đủ thì người tiếp công dân cần xác định nội dung vụ việc, yêu cầu của công dân để xử lý cho phù hợp.
Nếu nội dung đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh không rõ ràng, chưa đầy đủ thì người tiếp công dân đề nghị công dân viết lại đơn hoặc viết bổ sung vào đơn những nội dung chưa rõ, còn thiếu.
Trường hợp không có đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn theo quy định của pháp luật.
Nếu công dân trình bày trực tiếp thì người tiếp công dân ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh do công dân trình bày; nội dung nào chưa rõ thì đề nghị công dân trình bày thêm, sau đó đọc lại cho công dân nghe và đề nghị công dân ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản. Trường hợp nhiều người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung thì người tiếp công dân hướng dẫn họ cử người đại diện để trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; người tiếp công dân ghi lại nội dung bằng văn bản.
Trường hợp đơn có nhiều nội dung khác nhau thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân tách riêng từng nội dung để gửi đến đúng cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền giải quyết.
Người tiếp công dân tiếp nhận các thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh do công dân cung cấp (nếu có) và phải viết, giao giấy biên nhận các tài liệu đã tiếp nhận cho công dân.
Bước 3: Phân loại, xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại nơi tiếp công dân
- Việc phân loại, xử lý khiếu nại, tố cáo đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, người có thẩm quyền thụ lý, giải quyết trong quá trình tiếp công dân được thực hiện như sau:
+ Trường hợp khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình và đủ điều kiện thụ lý thì người tiếp công dân tiếp nhận thông tin, tài liệu, chứng cứ kèm theo, đồng thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị thụ lý.
+ Trường hợp khiếu nại, tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị, tổ chức mình thì hướng dẫn người khiếu nại, tố cáo đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền để khiếu nại, tố cáo.
+ Trường hợp khiếu nại, tố cáo đã được giải quyết đúng chính sách, pháp luật thì người tiếp công dân giải thích, hướng dẫn để người đến khiếu nại, tố cáo chấp hành nghiêm chỉnh quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định xử lý hành vi vi phạm bị tố cáo và yêu cầu công dân chấm dứt việc khiếu nại, tố cáo.
+ Trường hợp nhận được đơn khiếu nại, tố cáo không do người khiếu nại, tố cáo trực tiếp chuyển đến thì thực hiện việc phân loại và xử lý theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
- Việc phân loại, xử lý kiến nghị, phản ánh đến cơ quan, tổ chức, đơn vị , người có thẩm quyền thụ lý, giải quyết trong quá trình tiếp công dân được thực hiện như sau:
+ Trường hợp kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị, tổ chức mình thì người tiếp công dân báo cáo người có thẩm quyền để nghiên cứu, xem xét, giải quyết hoặc phân công bộ phận nghiên cứu, xem xét, giải quyết.
+ Trường hợp kiến nghị, phản ánh không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình thì người tiếp công dân chuyển đơn hoặc chuyển bản ghi lại nội dung trình bày của người kiến nghị, phản ánh đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền để nghiên cứu tiếp thu, xem xét, giải quyết.
b. Cách thức thực hiện: Đến trụ sở UBND phường
c. Thành phần, số lượng hồ sơ:
* Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, đơn phản ánh hoặc văn bản ghi lại nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh (có chữ ký hoặc điểm chỉ của công dân)
- Các tài liệu, giấy tờ do người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh cung cấp.
* Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
d. Thời hạn giải quyết: Cho đến khi kết thúc việc tiếp công dân.
e. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, Cá nhân.
f. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chủ tịch UBND phường
- Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: UBND phường
g. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Giấy biên nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng; công văn hướng dẫn, công văn chuyển đơn.
h. Lệ phí: không
i. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: không
k. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
Theo Điều 9, Luật tiếp công dân, người tiếp công dân được từ chối tiếp người đến nơi tiếp công dân trong các trường hợp sau đây:
- Người trong tình trạng say do dùng chất kích thích, người mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình;
- Người có hành vi đe doạ, xúc phạm cơ quan, tổ chức, đơn vị, người tiếp công dân, người thi hành công vụ hoặc có hành vi khác vi phạm nội quy nơi tiếp công dân’
- Người khiếu nại, tố cáo về vụ việc đã giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, rà soát, thông báo bằng văn bản và đã được tiếp, giải thích, hướng dân nhưng vẫn cố tình khiếu nại, tố cáo kéo dài;
- Những trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
l. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Tiếp công dân năm 2013;
- Luật Khiếu nại năm 2011;
- Luật Tố cáo năm 2011;
- Nghị định số 75/2012/NĐ-CP ngày 03/10/2012 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật khiếu nại;
- Nghị định số 76/2012/NĐ-CP ngày 03/10/2012 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Tố cáo;
- Nghị định số 64//2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thị hành một số điều của Luật tiếp công dân;
- Thông tư số 06/2014/TT-TTCP ngày 31/10/2014 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình tiếp công dân;
- Thông tư số 07/2014/TT-TTCP ngày 31/10/2014 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh;
- Quyết định số 79/2014/QĐ-UBND ngày 04/11/2014 của UBND Thành phố Hà Nội ban hành quy định về tố cáo và giải quyết tố cáo thuộc thành phố Hà Nội;
- Quyết định số 80/2014/QĐ-UBND ngày 14/11/2014 của UBND Thành phố Hà Nội ban hành quy định về khiếu nại và giải quyết khiếu nại thuộc thành phố Hà Nội;
- Quyết định số 02/2015/QĐ-UBND ngày 10/02/2015 của UBND Thành phố Hà Nội ban hành quy định về việc tiếp công dân và xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh trên địa bàn Thành phố Hà Nội.