a. Trình tự thực hiện:
Bước 1: Nếu khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch UBND cấp xã theo Điều 17 Luật Khiếu nại, người khiếu nại phải gửi đơn và các tài liệu liên quan (nếu có) cho cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Thụ lý giải quyết khiếu nại
Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của mình, Chủ tịch UBND xã thụ lý giải quyết và thông báo về việc thụ lý giải quyết ; trường hợp không thụ lý giải quyết thì nêu rõ lý do.
Bước 3: Xác minh nội dung khiếu nại
Trong thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu theo quy định tại Điều 28 Luật Khiếu nại, Chủ tịch UBND phường có trách nhiệm:
+ Kiểm tra lại quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, của người có trách nhiệm do mình quản lý trực tiếp, nếu khiếu nại đúng thì ra quyết định giải quyết khiếu nại ngay.
+ Trường hợp chưa có cơ sở kết luận nội dung khiếu nại thì tự mình tiến hành xác minh, kết luận nội dung khiếu nại hoặc giao cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm xác minh nội dung khiếu nại, kiến nghị giải quyết khiếu nại.
Việc xác minh nội dung khiếu nại được thực hiện theo quy định tại Điều 29 Luật Khiếu nại, Mục 2, chương II của Thông tư số 07/2013/TT-TTCP ngày 31/10/2013 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình giải quyết khiếu nại hành chính.
Bước 4: Tổ chức đối thoại
Đại diện UBND phường gặp gỡ, đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền, nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại và hướng giải quyết khiếu nại, thông báo bằng văn bản với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và nghĩa vụ liên quan , cơ quan, tổ chức có liên quan biết thời gian, địa điểm, nội dung việc gặp gỡ, đối thoại.
Khi đối thoại, đại diện UBND phường nêu rõ nội dung cần đối thoại; kết quả xác minh nội dung khiếu nại, người tham gia đối thoại có quyền phát biểu ý kiến, đưa ra những bằng chứng liên quan đến vụ việc khiếu nại và yêu cầu của mình.
Việc đối thoại được lập thành biên bản; biên bản ghi rõ ý kiến của những người tham gia; kết quả đối thoại, có chữ ký hoặc điểm chỉ của những người tham gia; trường hợp người tham gia đối thoại không ký, điểm chỉ xác nhận, thì phải ghi rõ lý do, biên bản này được lưu vào hồ sơ vụ việc khiếu nại. Kết quả đối thoại là một trong các căn cứ để giải quyết khiếu nại.
Bước 5: Ra quyết định giải quyết khiếu nại
Chủ tịch UBND phường ra quyết định giải quyết khiếu nại bằng văn bản trong thời hạn 03 ngày làm việc và gửi quyết định giải quyết khiếu nại cho người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền, nghĩa vụ liên quan, cơ quan quản lý cấp trên.
b. Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại trụ sở UBND phường hoặc theo đường bưu điện.
c. Thành phần, số lượng hồ sơ:
- Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại;
- Tài liệu, chứng cứ do các bên cung cấp;
- Biên bản kiểm tra, xác minh, kết luận, kết quả giám định (nếu có);
- Biên bản tổ chức đối thoại (nếu có)’
- Quyết định giải quyết khiếu nại;
- Các tài liệu khác có liên quan.
* Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
d. Thời hạn giải quyết: Theo điều 28 Luật Khiếu nại
Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 30 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết, đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết. Ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn, thì thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết.
e. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, Cá nhân.
f. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chủ tịch UBND phường
- Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: UBND phường
g. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu.
h. Lệ phí: không
i. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Đơn khiếu nại; Giấy uỷ quyền khiếu nại (ban hành kèm theo Quyết định số 1131/2008/QĐ- TTCP ngày 18/6/2008 của Tổng Thanh tra Chính phủ) và các mẫu văn bản ban hành kèm theo thông tư số 07/2013/TT-TTCP ngày 31/10/2013 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình giải quyết khiếu nại hành chính.
k. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
Theo Điều 2, Điều 8 và Điều 11 Luật Khiếu nại
- Người khiếu nại phải là người có quyền, lợi ích hợp pháp chịu tác động trực tiếp bởi quyết định hành chính, hành vi hành chính mà mình khiếu nại.
- Người khiếu nại phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật; trong trường hợp thông qua người đại diện để thực hiện việc khiếu nại thì người đại diện phải theo quy định tại Điều 12, Điều 16 Luật Khiếu nại.
- Người khiếu nại phải làm đơn khiếu nại và gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong thời hạn, thời hiệu theo quy định của Luật Khiếu nại.
- Việc khiếu nại chưa có quyết định giải quyết lần hai.
- Việc khiếu nại chưa được Toà án thụ lý để giải quyết.
l. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Khiếu nại năm 2011;
- Nghị định số 75/2012/NĐ-CP ngày 11/11/2012 của Chính phủ v/v Quy định thi hành một số điều của Luật khiếu nại;
- Thông tư số 07/2013/TT-TTCP ngày 31/10/2013 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình giải quyết khiếu nại hành chính;
- Quyết định số 1131/2008/QĐ-TTCP ngày 18/6/2008 của Tổng Thanh tra Chính phủ về việc ban hành mẫu văn bản trong hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo;
- Quyết định số 80/2014/QĐ-UBND ngày 14/11/2014 của UBND Thành phố Hà Nội ban hành quy định về khiếu nại và giải quyết khiếu nại thuộc thành phố Hà Nội.